Процесс адаптации сотрудника на новом месте работы является стрессовым периодом. Работник попадает в незнакомое окружение, сталкивается с необходимостью следовать новым правилам и стандартам, перед ним возникают новые цели и задачи… Не удивительно, что в первые месяцы работы многие новички занимают пассивную или выжидательную позицию. Бояться что-то сделать неправильно, лишний раз отвлечь коллег, чтобы не получить негативную оценку все это существенно снижает их продуктивность.
Сейчас, во многих российских и западных компаниях существуют собственные путеводители для новых сотрудников. Книга нового сотрудника выполняет роль путеводителя, проводника в корпоративный мир и содержит в себе всю необходимую информацию для успешной адаптации работника в Компании.
Путеводитель способен помочь новичку быстро освоиться в новых условиях, лучше понять особенности корпоративной культуры, познакомиться с существующими традициями, правилами и стандартами работы, узнать о перспективах своего развития в Компании и многом другом.
Особенную ценность приобретает эта книга, когда из компании уходят специалисты, которые не передали информацию новому сотруднику. В этом случае вам нужно будет приложить больше усилий при обучении вновь принятого сотрудника, но у вас в книге будет вся необходимая информация, инструкции, алгоритмы действий.
Еще плюсы создания книги для новых сотрудников:
Эффективнее проводить процесс ввода в должность новых сотрудников
Укрепит и разовьет корпоративную культуру компании
Повысить вовлеченность персонала
Сформируют привлекательность бренда работодателя и т.д.
Вы можете сами разработать такую книгу, а можете делегировать этот проект профессионалам. Для того чтобы составить качественный и полезный путеводитель, важно правильно определить его структуру, подобрать необходимую информацию, выбрать доступный и понятный стиль изложения.
НЕКОТОРЫЕ ПРАВИЛА СОЗДАНИЯ КНИГИ ДЛЯ НОВИЧКА
1. Книгу разрабатываем для каждой должности отдельно (например, «Книга секретаря», «Книга руководителя отдела продаж», «Книга менеджера по продажам» и т. д.).
2. У каждого сотрудника должна быть своя, индивидуальная, книга. Это очень важный психологический момент. Ведь если это «именная» книга, то и информация в ней будет именно для этого сотрудника, а значит, он будет чувствовать больше ответственности за выполнение своей работы. К тому же, каждому из нас более приятен индивидуальный подход.
3. Книгу делаем как в электронном виде, так и бумажный вариант. Из практики, люди больше любят бумажный вариант, они ее могут взять с собой на изучение домой, делать дополнительные пометки, объяснения.
Если вы проанализируете примеры книг сотрудников, обратите внимание, что в них подается только информация касательно корпоративной культуры, ценностей, правил поведения или же поданы только инструменты для выполнения функциональных обязанностей сотрудника.
Книгу сотрудника лучше разделить на две части. Первая часть — все, что касается организационных вопросов, корпоративной культуры – будет общей для всех сотрудников. Вторая часть — функционал должности, инструменты, рабочие моменты — будет индивидуальной для каждой должности и сотрудника.
Содержание книги сотрудника
Часть 1
- Приветствие директора компании - Ваш первый день - История и факты о компании - Основные услуги и продукты компании - Результаты работы компании (инфографика) - Наша компания (миссия, ценности, корпоративная символика) - Описание оргструктуры (плюс имена и фото) - Карта-схема предприятия - Описание функций и сфер ответственности подразделений - Словарь основных терминов - Мессенджеры - Телефонный справочник - Организационные вопросы: заказ пропуска, канцтоваров, визиток, обедов, взаимодействие с обеспечивающими службами - Основные праздники, которые отмечает компания
Часть 2
- Ваш рабочий день (график) - Ваш функционал - Взаимодействие с другими отделами (табличка/схема) - Ваш первый месяц - Тайминг обучения - Системы постановки задач - Отчетность - Система оценки - Ваша система мотивации - Карта развития сотрудника - Часто повторяющиеся ошибки на этой должности
Для каждой должности мы можем дополнить книгу необходимой информацией. Например, в книгу менеджера по продажам можно внести еще такие моменты:
- Карта продукта - Этапы продаж - Шаблоны для писем, мессенджеров, правила отправления - Цель звонка - Скрипты разговоров - Скрипт работы с возражениями - Алгоритм работы с проблемными клиентами - Конкуренты - Чек-лист по звонкам - Работа с CRM - Инструкции
Чтобы книга была рабочим инструментом, обязательно задействуйте руководителей отделов, значимых сотрудников. Проведите с ними ряд мозговых штурмов, чтобы книга максимально была наполнена полезным и важным для новичка информацией.
Разные компании по - разному подают материал в книге:
- в виде схем, табличек - текстовое описание - используя мультипликационных героев - в виде карманного справочника - в форме календаря - сказок
Рекомендации к написанию и подаче текста книги сотрудника
- Если вы создаете книгу для сотрудников поколения Y, Z — минимизируйте текст, подавайте информацию в виде картинок, инфографики. - Структурируйте, выделяйте информацию, не пишите сплошным текстом. - Пишите небольшим предложениями (5–7 слов). - Используйте доступную лексику. - Сотрудник, читая книгу, должен понимать, что она написана именно для него (персонализированный подход).
Любой инструмент создается прежде всего для сотрудника. Пересматривайте время от времени книги сотрудников в своей компании (лучше всего установить какие-то сроки), обновляйте информацию, вовремя реагируйте на изменения, не пытайтесь поместить работу сотрудника в устаревшую информацию.